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      招標公告

      除卻巫山還有山——法因數控2015年采購招標紀實

              “×××公司,全部參加投標報價”、“×××公司,部分參加投標報價”、 “請各位投標單位關注大屏幕,所有投標單位的一次報價都在大屏幕上”、“按照本次招投標的文件規定,沒有繳納投標保證金的×××單位,以及資質審查不合格的×××單位將沒有投標資格”……

              4月26日—28日,法因數控孫村廠區第四會議室里,2015年的招投標工作正在緊張有序的進行。39個招標項目,6962種具體物料,179家供應商參與投標,其中,參與家數最多的一個招標項目達到17家。從以上數據可知,本次招標工作,無論從招標范圍的廣泛性,還是從投標單位參與的充分性,都是前所未有的。當然,招標的效果也是可數可期的。

              決策篇:審時度勢

              2014年是轉折之年,國際上,美聯儲縮減購債到最終退出量化寬松,國內,經濟增長放緩,投資下滑,經濟轉入新常態。展望2015年,可以預計經濟的很多方面,將會延續現在的趨勢。適時調整宏觀經濟結構、將GDP增長目標定位7%,這些都清楚的表明,我國經濟還是有較大的下行壓力。

              從具體行業來看:機床工具行業,2015年,中國機床工具工業協會預測,年增長率約為8.6%,略高于全國的平均水平,但相較于2014年11.8%的增長率,有較大降幅;建筑行業,一直就處在去庫存化的壓力中,全國鐵塔行業的產能過剩達40%;汽車行業,相比于2500萬輛的年產量,實際銷量只在2100萬輛,產能過剩也很明顯。再看我國工業品出廠價格,已經連續36個月下降,今年一季度,工業品出廠價下降6個百分點。與此相對應,由于客戶壓價、競爭對手降價等原因,我公司產品價格也承受著很大的下調壓力,直接導致利潤空間不斷壓縮。

              在如此嚴峻的大背景下,公司領導審時度勢,果斷決策,在做好“開源”的同時,有效進行“節流”,才是應對當前經濟形勢的最快、最有效的途徑。為此,公司將招標工作提升到重要的高度,創新管理方式,多措并舉,開始推進招標工作高效進行。

              準備篇:穩步推進

              3月10日,公司將招標辦、采購中心整合為招標采購中心,調整為總經辦管理,直屬總經理主抓,此舉不但提高了效率,也為今后招標工作的開展提供了組織保障。

              一是建組織,明確招標流程和職責分工。公司在組織機構調整的基礎上,進一步細化,成立了招標工作組,明確由總經理擔任工作組組長,同時兼任招標商務組組長,分管技術的副總經理任招標技術組組長。招標技術組和招標商務組分別由各事業部、技術中心、質量、財務、綜合管理、審計、采購、法務、計劃等部門組成。同時,公司文件也對招標工作組的職責等事項都進行了詳盡描述,如此規定,在明確相關部門(人員)職責的同時,也理順了招標工作主要步驟流程和重要節點,確保了招標工作的順利進行。

              二是變形式,實行集中招標。以往招標,采用年度招標的形式,招標計劃的時間跨度一般在半年左右,加上定標時間,招標效果的顯現相對滯后,為此,公司決定本年度的招標工作采取集中招標形式,由各事業部統計報告年度招標物料,具體要求是年度用量大或采購價值高的物料,再由招標部門結合2014年的采購情況,確定招標物料的大類和明細,并提交總經理召集的專題會議進行重點分析,最終確定了39類采購物料進行招標,相關物料采購量約為9800萬元,占2014年總采購金額的70%以上。

              三是定規則,建立公正基礎。為保證本次招標的公正性,參照其他企業的先進做法,明確了三項基本原則:1、提高投標保證金的額度。具體根據招標物料的金額確定,項目金額50萬及以下的,投標保證金2萬元;項目金額50-100萬的,投標保證金4萬元;項目金額100-200萬的,投標保證金8萬元;項目金額200萬及以上的,投標保證金10萬元。參加多個項目投標的供應商,按照投標保證金最高項目的標準進行繳納。投標保證金額度的提高,可以有效過濾投標單位,保證招標的實效性。2、明確招標評標的流程。開標時,向全體投標單位和評委進行公開每家投標單位的報價;評標時,向評委提供2014年相關物料的實際采購價格和采購數量,并明確評委的具體分工,各司其責。3、在公司外網實時公告招標的所有信息。讓投標單位及時掌握招標動態,并接受投標單位的監督。

              四是擴范圍,保證競爭的充分性。盡可能多地充實供應商,對保證項目的招標質量具有非常重要的意義。對此,公司通過網絡公布、各事業部提供等多種渠道查找相關物料供應商的聯系方式,主動接洽,邀請其參與我公司的招標,并告之我公司的網址,讓他們經常瀏覽我們的網站,以便及時獲取招標信息。最終,參與本次招標的供應商的數量達到179家,公開招標信息的效果非常明顯。

              開標篇:公開透明

              4月24日,總經理主持召開專題會議,聽取有關部門招標工作的準備情況,研究并排定開標計劃和相關注意事項,會后,由招標采購中心在協同網上公告開標信息,并通知所有投標單位。4月26日-28日,進行現場開標。首先,按照招投標流程規定,對沒有繳納投標保證金,以及資格不符合招標要求的供應商,取消其投標資格;其次,公開唱標,由操作員將所有投標單位的一次報價同步投放到大屏幕上,整個過程都是在本招標項目所有投標單位現場監督下進行。在公布投標報價時,公司技術、商務評標委員同步審查投標文件,必要時,并與投標單位進行現場交流,投標單位如有疑問,也可在開標現場進行當場說明。初步評議后,對有意向中標供應商,要求其進行二次報價,二次報價需要密封簽字,并在后續評議中,統一向評委開啟公布??傊?,整個評標過程,都是在公開、透明的狀態下完成的。

              評標篇:嚴肅認真

              按照事先確定的評標規則,在投標產品滿足招標文件的技術質量要求的前提下,對投標價格進行對比,選擇價格較低的品牌供應商作為中標候選人。對于投標產品是否滿足招標文件的技術質量要求的,暫時不予公布中標,或者將產品進行試驗后,再簽訂協議。

              無論是技術評議、商務評議,還是價格比較,全部都在所有評委和審計人員的監督狀態下進行,在大屏幕上同步顯示供大家評判,任何一位評委存在任何疑問,均可查找投標單位的原始書面資料進行核對。

      4月26日-28日,每天19:00之后,招標評委要對當天的招標項目進行評標,工作結束時間都要在22:30分左右,但在整個招標評標過程中,沒有一個評委中途離開。評標過程的嚴肅、認真,不但確保了招標的公開、公正性,也提高了工作的效率,首批中標單位的名單,在招標結束后第一天即在公司外網上進行了公告。

              結果篇:可數可期

              4月29日,第1號中標公告發布,8種物料的22家單位中標。

              4月30日,第2號中標公告發布,9種物料的19家單位中標。

              5月4日,第3號中標公告發布,19種物料的38家單位中標。

              除電氣柜、電腦、包裝箱等三類物料,公司需要重新進行通用化、標準化,減少種類并整理圖紙后,再組織進行招標之外,其他36個招標項目,均是在開標一周之內公布了中標結果,這在法因數控的招標歷史上還是第一次!

              降價效益可知。根據初步統計,本次招標全部36大類招標物料,涉及6962種具體物料,與2014年公司ERP系統的最低價格相比,整體下降幅度在15%左右,可以預見,2015年下半年,公司各事業部的采購成本將會大幅下降。

              “三化”工作找到突破口。多年以來,作為技術基礎的“三化”工作一直再提,但難有突破。在本次電氣柜招標中發現,公司使用的規格型號很多,甚至到了一臺產品就有一個規格型號的地步,這不但給采購管理、技術管理增加了工作量,也為供應商增加了麻煩,相應的,生產成本和采購成本必將難以降低。在聽取評標委員會意見的基礎上,總經理果斷決策,中止電氣柜評標,由技術委員會主任牽頭,組織技術人員15天內完成通用化、標準化、規范化的整頓工作,將電氣柜的規格型號壓縮到最低限度。與此類似,包裝箱、電腦也存在相同問題。這些問題的暴露,并非壞事,恰恰為技術基礎的“三化”工作找到了突破口。

              供應商管理找到方向。無須諱言,隨著公司的發展,有些供應商(品牌)跟隨法因共同成長,但也有個別品牌沒有轉變觀念,沒有正確分析當前的經濟形勢,并作出適當的調整,因此失去了與法因繼續合作的機會。從內部問題分析看,個別物料的同一種物品,最多的存在使用11家品牌,為公司的管理增加了成本,需要進一步壓縮和調整。將來,隨著企業的進一步發展,將會進一步合并品牌,在保證公司產品質量要求的前提下,減少供應商數量,擴大單一供應商的采購用量,形成企業與供應商的戰略合作關系,最終實現共贏。

              招標采購樹立典范。統一安排時間,集中進行招標,有關領導、部門通力配合,顯著提高了招標的效率。39大類物料,三天之內開標完畢,一周之內公布中標結果,并盡可能利用周末時間,減少對正常生產經營的影響。每天進行的招標,當天晚上就要進行評標、定標,定標后,第一時間在公司外網進行公告。招標工作安排緊湊,不僅提高了效率,也避免了外部因素的干擾,從而確保了招標過程的公開、公正。

              問題與反思

              宣傳力度欠火候。主要體現在個別現有的供應商沒有參加招標、參加的供應商僅對原供應的物料種類進行了報價、從而造成投標單位沒有對全部報價進行響應。究其原因,招標準備時間還是略顯緊張,與投標單位的溝通還不是太充分,如果時間允許,宣傳力度進一步加強,相信結果肯定還會更好。

              技術基礎管理亟待提升。一方面,使用的品牌過多,比如“開關、電源、編碼器”招標項目,共計使用的品牌達到11種,另一方面,有的品牌卻多年未變,比如“電腦”招標項目,只有一個品牌,其他品牌難以替換。

              物料種類復雜。如前所述,電氣柜、標準件等物料的種類過多過雜,完全可以通過通用化、標準化減少種類,這些問題都反映出我們內部技術基礎管理還需改進,“三化”問題不能只停留在口號上,現在到了需要拿出切實措施解決問題的時候了。

              后記

              招標工作基本完成,下一階段的工作重點就是,5月15日前,集中組織與中標單位洽談具體條款,并簽訂長期供貨協議。協議簽訂后,未中標單位將組織退還投標保證金,公司內部更大的精力是規范調整ERP系統的價格和供應商,只有這項工作落到實處,才能實實在在的發揮出招標的最大效益。為此,公司于5月14日召開第六次招標工作專題會,會議明確了具體監督管理措施:

               1、招標小組總結匯報了關于本次招標物料的長期供貨協議簽訂情況(數據截至5月13日),已簽訂65個合同(與去年相比下降15%左右的物料價格),新的供貨協議,需要供應商提供賬號,經供應商蓋章確認的賬號備份留存財務,便于財務給供應商辦款所用。

              2、長期供貨協議的價格明細表需要招標小組全體成員簽字,并附在中標文件中,形成完整的招標文件存檔。

              3、經過招標小組全體成員簽字的價格明細表備份,分別存留于各事業部、計劃管理部、財務部、總經辦、審計部,便于今后采購和監督,真正把招標的價格落實到生產經營中,產生效益。

              4、系統中原有物料的新的供貨價格要在5月17日前全部進入ERP系統,同時關閉老的供貨價格,關閉ERP系統調價權限。目前公司在配套的72臺產品,計劃暫停,計劃部本周五前將72臺產品明細表發到各事業部,事業部將產品中新增物料的明細表進行更改,提交工藝部添加編碼,計劃部錄入ERP系統,以上工作5月20日前完成。自5月17日起,系統中原有物料新的生產計劃開始新的供貨價格,72臺配套產品新增物料供貨價格調整在5月20日之前完成。今后ERP系統價格調整在執行中,如物料價格有明顯下降的,事業部需向公司總經理書面申請,經總經理同意后可進行價格調整。

              5、關于供應商開發票問題:目前財務部執行本月入庫產品,次月15日前開具增值稅發票(若逾期未提供增值稅發票,對事業部進行扣款),并交公司財務部審核、掛賬,再次月付款。新供貨協議中規定:公司在與供貨商核對清楚并確定了該結算周期的付款金額后,于雙方核對確認一個月后向供貨商支付該貨款。供貨商應在公司付款日前30日向公司開具等額的正式17%增值稅發票提示公司付款,否則公司有權拒絕付款。

              6、關于供應商壓錢問題:新供貨協議中規定:供貨商同意公司扣留第一批貨款的10000元人民幣作為質量保證金,質量保證金首先從公司的應付貨款中扣留。質量保證金在本批產品驗收合格之日起18個月后支付供貨商。除質量保證金外,供貨商再向公司支付一定數額的履約保證金,履約保證金可從供貨商繳納的投標保證金中扣留相應金額,轉化為履約保證金。

              7、目前在市場下行壓力大的環境下,訂單明顯減少,節流特別是物料采購工作愈顯重要,希望公司各級領導眾志成城,認真執行和落實招標采購工作,對執行落實不善者,公司將追究相關領導的責任。

              本次招標工作雖告一段落,但法因的招標工作還遠沒結束,按照總經理的部署,將準備啟動公司第二批,即其他物料的招標工作。

      稿件來源:

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